Reclami sulla Privacy

Il Privacy Act 1988 (Cth) vi riconosce il diritto di presentare un reclamo se ritenete che le vostre informazioni personali, comprese le informazioni sulle vostre condizioni di salute, siano state utilizzate in modo scorretto da un’agenzia del Governo del Commonwealth o dell’ACT o da un ente privato (ad esempio un’attività commerciale o un medico).

In questa pagina vi spiegheremo:

• Quali tipi di reclami possono essere presi in considerazione dall’Ufficio del Commissario per la Privacy (Office of the Privacy Commissioner);
• Come presentare un reclamo; e
• Come funziona il processo per la gestione dei reclami.

L’Ufficio del Commissario per la Privacy si occupa dei vostri reclami gratuitamente. Non occorre essere rappresentati da un legale per presentare un reclamo. Se decidete di farvi assistere da un legale, le spese relative saranno a vostro carico. È possibile ritirare il proprio reclamo in qualunque momento.

Reclami sulla Privacy riguardanti:

Enti privati

I Principi Nazionali sulla Privacy (National Privacy Principles - NPPs) inclusi nel Privacy Act regolano il modo in cui molti enti ed organismi del settore privato raccolgono, utilizzano, conservano e divulgano le informazioni personali. Gli NPPs garantiscono inoltre il diritto delle persone ad accedere alle proprie informazioni ed a correggerle.

Gli NPPs riguardano tra l’altro anche molte imprese di grandi dimensioni ed alcune imprese di piccole dimensioni operanti nel settore privato, e tutti i fornitori privati di servizi sanitari. Riguardano inoltre le scuole private, le associazioni caritatevoli, il marketing diretto, i club sportivi e le palestre, i medici, i farmacisti, gli ospedali privati, i rivenditori al dettaglio, le banche e le compagnie assicurative.

Il Privacy Act prevede delle eccezioni per i media, i partiti politici e le informazioni contenute nelle cartelle dei dipendenti.

Se ritenete che un ente abbia violato gli NPPs, potete presentare a noi il vostro reclamo. (Contattaci)

Istituti di credito e agenzie per l’esercizio di informazioni economiche

Gli istituti di credito, quali le banche e le società di credito edilizio, possono presentare alle cosiddette “agenzie per l’esercizio di informazioni economiche” relazioni sulle richieste di credito e sulla situazione debitoria delle persone.

Il Privacy Act stabilisce quali informazioni possono essere comunicate dagli istituti di credito ed a chi le agenzie per l’esercizio di informazioni economiche possono comunicare queste informazioni. Ad esempio un istituto di credito può inserire un pagamento scaduto (o mai pagato) nella documentazione sulla situazione debitoria di una persona unicamente se:

• Sono passati 60 giorni dalla data prevista per il pagamento,
• L’istituto di credito ha intrapreso delle azioni per recuperare l’intero credito o parte di esso (anche scrivendo alla persona al suo ultimo indirizzo conosciuto); e
• Se l’istituto di credito ha comunicato alla persona che avrebbe potuto comunicare le sue informazioni personali ad un’agenzia per l’esercizio di informazioni economiche.

Se ritenete che un istituto di credito abbia comunicato informazioni non accurate ad un’agenzia per l’esercizio di informazioni economiche o se ritenete che un istituto di credito o un’agenzia per l’esercizio di informazioni economiche abbia violato le regole sulla comunicazione della situazione debitoria del consumatore (consumer credit reporting ), potete indirizzare a noi il vostro reclamo.(Contattaci)

Se il vostro reclamo riguarda la comunicazione della vostra situazione debitoria, potete richiedere una copia della documentazione sulla vostra situazione debitoria (il cd. Credit report) ed allegarla al vostro reclamo. La documentazione sulla situazione debitoria possono essere richiesti a Veda Advantage al numero 1300 762 207, a Dun & Bradstreet al numero 132333 o al Tasmanian Collection Service al numero (03) 6223 4555. Se non riuscire ad ottenere una copia di tale documentazione lo faremo noi per vostro conto.

Agenzie del Governo del Commonwealth e dell’ACT

Solamente le agenzie del governo federale e dell’ ACT sono vincolati dai Principi sulla Privacy delle Informazioni (Information Privacy Principles - IPPs) definiti dal Privacy Act. Gli enti del governo statale e locale non sono vincolati, con l’eccezione delle agenzie dell’ACT. Gli IPPs non si applicano alle agenzie di intelligence.

Gli IPPs riguardano la raccolta, la conservazione, la sicurezza, l’accesso e la correzione, l’accuratezza, la rilevanza, l’utilizzo e la comunicazione delle informazioni personali. Gli IPPs inoltre danno alle persone il diritto di accedere alle proprie informazioni personali e di correggerle.

Le agenzie del governo federale sono agenzie costituite dal governo federale allo scopo di svolgere una o più delle sue funzioni o attività. Un esempio di agenzia del governo federale può essere il Centrelink, il Dipartimento per l’Immigrazione e gli Affari Multiculturali ed Indigeni e l’Ufficio Australiano per le Tasse.

Le agenzie del governo dell’ACT sono agenzie costituite dal Governo dell’Australian Capital Territory per svolgere una o più delle sue funzioni o attività. Un esempio di agenzia del governo dell’ACT può essere il Dipartimento per l’Istruzione dell’ACT o il Dipartimento per i Servizi Urbani dell’ACT.

Le scuole elementari pubbliche, le scuole secondarie pubbliche, gli ospedali pubblici , gran parte delle università e dei consigli locali sono agenzie del governo statale e non rientrano nella giurisdizione del Commissario per la Privacy (eccetto che nell’ACT).

Se ritenete che un’agenzia del Commonwealth o dell’ACT abbia violato gli IPPs, potete indirizzare a noi il vostro reclamo. (Contattaci)

Codici Fiscali

Esistono delle regole per la raccolta e l’utilizzo dei Codici Fiscali, in quanto possono essere raccolti o utilizzati unicamente per la determinazione dell’imposizione fiscale, della pensione (superannuation) o dei contributi della previdenza sociale.

Qualsiasi ente che raccoglie i Codici Fiscali deve operare secondo queste regole.

Se ritenete che un ente o un’agenzia abbia raccolto, utilizzato o divulgato impropriamente il vostro Codice Fiscale (Tax File Number), potete indirizzare a noi il vostro reclamo.(Contattaci)

Corrispondenza dei Dati

Il Centrelink, l’Ufficio Imposte Australiano Office ed il Dipartimento per i Veterani condividono informazioni sui loro clienti. Questo avviene secondo le regole contenute nel Data-matching Program (Assistance and Tax) Act 1990 (Cth).

Se ritenete che una di queste agenzia abbia violato le regole riguardanti la Corrispondenza dei Dati (Data-matching), potete indirizzare a noi il vostro reclamo. (Contattaci)

Pene scontate

La Parte VIIC del Crimes Act 1914 (Cth) solitamente viene chiamata Schema per le Pene Scontate (Spent Convictions Scheme) e tutela le persone dalla discriminazione sulla base di vecchie pene di minore importanza.

Se ritenete che una persona o un ente abbia violato le regole dello Schema per le Pene Scontate, potete indirizzare il vostro reclamo al nostro Ufficio.(Contattaci)

Come preparare un reclamo

Solitamente prima di presentare a noi un reclamo dovete presentare il vostro reclamo scritto all’ente o all’agenzia responsabile della violazione (chiamata 'controparte') e cercare di risolvere il reclamo direttamente. Non ci aspettiamo che lo facciate se non siete in grado di comunicare con la controparte in inglese.

Se siete in grado di presentare il vostro reclamo direttamente e non siete soddisfati del modo in cui la controparte gestisce il reclamo, o se la controparte non risponde, potete indirizzare a noi il vostro reclamo.

Se lo desiderate, potete nominare una persona parlante inglese affinché presenti il reclamo per vostro conto. Questa persona sarà il vostro ‘rappresentante’.

Non possiamo occuparci di tutti i reclami relativi alla vostra privacy. Il vostro reclamo deve riguardare una violazione della vostra privacy da parte di un’agenzia del governo del Commonwealth o dell’ACT o di un ente del settore privato vincolato dal Privacy Act 1988 (Cth). Potremmo avere bisogno di contattare voi o la controparte per ottenere ulteriori informazioni prima di decidere se possiamo occuparci del vostro reclamo.

Modulo per la presentazione del reclamo

Abbiamo un modulo per la presentazione del reclamo - complaint form che potrebbe esservi utile. Questo modulo è disponibile anche in formato PDF (36K). Potete compilare il modulo nella lingua che preferite, e noi lo tradurremo in inglese.

Se avete domande su come presentare il reclamo (ad esempio chi contattare o come funziona il processo) o se avete bisogno di assistenza per preparare il reclamo, inviateci una email utilizzando l’apposito modulo. Il nostro personale si metterà in contatto con voi con l’assistenza di un interprete (Contattaci). Potete anche contattarci direttamente al numero 1300 363 992.

Come inviarci il reclamo

Potete inviarci il vostro reclamo via posta, fax o email.

Se non siete convinti della sicurezza del servizio postale potete inviarci il reclamo mediante posta raccomandata. Vi ricordiamo che l’Ufficio non è in grado di garantire la sicurezza totale delle trasmissioni e-mail o a mezzo posta.

I reclami inviati a mezzo posta vanno indirizzati a:

Director, Compliance
Office of the Federal Commissioner
GPO Box 5218
SYDNEY NSW 2001.

I fax possono essere spediti al numero :
FAX: (02) 9284 9666

Alcuni cenni sul processo di gestione del reclamo

Ci occuperemo del vostro reclamo?

In alcuni casi potremmo decidere di non occuparci del vostro reclamo, ad esempio:

• Se eravate a conoscenza della violazione della vostra privacy da più di 12 mesi quando vi siete rivolti a noi, o
• Se riteniamo che il vostro reclamo possa essere gestito con migliori risultati ai sensi di un’altra legislazione (non il Privacy Act); o
• Se riteniamo che la controparte abbia già risposto al reclamo in maniera adeguata; o
• Se è chiaro che la controparte non ha violato il Privacy Act.

Il Privacy Act ci consente di decidere di non occuparci del vostro reclamo. In questo caso vi invieremo una lettera che vi spiegherà le nostre motivazioni.

Indagini

Se abbiamo bisogno di informazioni aggiuntive su quanto è successo contatteremo voi o il vostro rappresentante per esaminare il reclamo e la vostra richiesta. Il Privacy Act ci dà il potere di chiedere a voi o alla controparte di consegnarci determinati documenti o di contattare dei testimoni, se necessario.

Quando abbiamo tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno contattiamo la controparte in forma scritta e:

• La informiamo del vostro reclamo;
• Le comunichiamo l’oggetto del vostro reclamo o le consegniamo copia del vostro reclamo ;
• Le spieghiamo come le sue azioni possono avere violato i vostri diritti alla privacy; e
• Le chiediamo di rispondere alla nostra lettera entro 21 giorni.

Vi chiediamo di informarci se desiderate che la controparte non veda la documentazione o le informazioni che ci avete consegnato come prova. Altrimenti sia voi sia la controparte potrete accedere a tutta la documentazione e a tutte le informazioni fornite. Non scambiamo informazioni con terzi non coinvolti nel reclamo.

Quando riceviamo una risposta dalla controparte vi contattiamo telefonicamente o mediante lettera per chiedervi la vostra opinione sulla risposta della controparte in merito al vostro reclamo.

In diversi momenti durante le nostre indagini potremmo avere bisogno di chiedervi di fornirci ulteriori informazioni o chiarirci cosa è successo.

Quando riteniamo di avere tutte le informazioni:

Se non ci sono sufficienti prove per sostenere il vostro reclamo possiamo decidere di interrompere le indagini e chiudere il vostro fascicolo. Vi invieremo una lettera spiegandovi le motivazioni e indicandovi le possibilità a vostra disposizione se desiderate appellarvi contro la decisione.

Oppure: Se riteniamo che ci siano prove sufficienti a supporto del vostro reclamo, cercheremo di conciliare con la controparte.

Conciliazione

Conciliazione significa che cercheremo di aiutarvi a giungere ad un accordo con la controparte, al fine di risolvere il reclamo in modo equo.

Possiamo conciliare il reclamo in un numero di modi. Solitamente contattiamo la controparte telefonicamente o mediante lettera e le chiediamo se è d’accordo con la vostra soluzione, dandole la possibilità di rispondere. Altrimenti possiamo farvi incontrare con la controparte in una sessione di conciliazione. Quasi tutti i reclami vengono risolti grazie alla conciliazione.

Risoluzione del reclamo

Quando presentate un reclamo dovete pensare cosa volete dalla controparte.

Potreste volere una scusa o una spiegazione. Potreste volere che l’ente migliori le proprie pratiche al fine di ridurre l’eventualità che lo stesso incidente si ripeta in futuro. Potreste volere un risarcimento, o una combinazione di tutti questi elementi.

Se avete chiesto un risarcimento economico, il vostro reclamo deve dimostrare come la presunta violazione della vostra privacy vi ha danneggiato economicamente. Daremo alla controparte la possibilità di rispondere al vostro reclamo. Potremmo inoltre suggerire alla controparte dei modi per migliorare le proprie pratiche, affinché lo stesso accaduto non si ripeta in futuro.

Se voi e la controparte giungete ad un accordo potrebbe venirvi chiesto di firmare un accordo scritto (il cosiddetto 'Deed of Release' ) prima che la controparte versi il risarcimento o adotti le azioni concordate. Se firmate il 'Deed of Release' accettate di non potere più presentare reclami relativi a quella determinata violazione della privacy. Noi chiuderemo il nostro fascicolo in quanto la controparte ha risposto al reclamo in maniera adeguata.

Oppure: Se voi e la controparte non riuscite a giungere ad un accordo decideremo noi cosa dovrà essere fatto.

Decisione del Commissario per la Privacy

Se la controparte vi ha fatto un’offerta ragionevole ma voi non l’avete accettata, noi possiamo chiudere il vostro fascicolo in quanto la controparte ha risposto in maniera adeguata al reclamo, anche se voi non siete d’accordo.

Oppure: Se la controparte non presenta un’offerta ragionevole, il Commissario per la Privacy può prendere una decisione formale con la quale indica alla controparte come risolvere il reclamo. Questa decisione viene chiamata “determination”. Con la propria decisione il Commissario può ordinare alla controparte di presentare le proprie scuse, pagare un risarcimento o cambiare le proprie pratiche.

Appello

Corte Federale (Federal Court) e Magistratura Federale (Federal Magistrates Court)

Se il Commissario per la Privacy chiude il vostro fascicolo e voi non siete d’accordo potete presentare appello alla Corte Federale o alla Magistratura Federale.

Se la controparte non esegue gli ordini contenuti nella decisione del Commissario per la Privacy voi o il Commissario potete presentare il vostro reclamo alla Corte Federale o alla Magistratura Federale, affinché la decisione venga applicata.